Najkrócej: po co jest Form I-9?
Form I-9 służy do potwierdzenia tożsamości oraz authorization to work w USA. Każdy pracodawca w USA musi prawidłowo wypełnić I-9 dla każdej osoby zatrudnionej za wynagrodzeniem po 6 listopada 1986 r., jeśli formularz jest wymagany. Pracownik wypełnia Section 1 najpóźniej pierwszego dnia pracy, a pracodawca zasadniczo kończy Section 2 w ciągu trzech business days od pierwszego dnia pracy.
Najważniejsze w 30 sekund
- I-9 nie jest background checkiem ani formularzem podatkowym.
- Section 1 wypełnia pracownik najpóźniej pierwszego dnia zatrudnienia.
- Pracodawca zasadniczo weryfikuje dokumenty w Section 2 w ciągu 3 business days.
- To pracownik wybiera, które akceptowalne dokumenty przedstawi.
- Pracodawca nie może żądać konkretnego dokumentu tylko dlatego, że woli np. Green Card lub passport.
- I-9 zwykle pozostaje u pracodawcy — nie wysyła się go rutynowo do USCIS.
Co właściwie potwierdza I-9?
Form I-9, Employment Eligibility Verification, dokumentuje dwie rzeczy: identity oraz employment authorization. Pracownik podaje wymagane informacje i attestation w Section 1, a pracodawca sprawdza akceptowalne dokumenty i wypełnia swoją część formularza.
Kiedy pracownik wypełnia Section 1?
USCIS wskazuje, że Section 1 musi być ukończona po zaakceptowaniu job offer, ale nie później niż pierwszego dnia zatrudnienia za wynagrodzeniem. Pracodawca nie powinien używać I-9 jako narzędzia do screeningu kandydatów przed zaoferowaniem pracy.
Kiedy pracodawca sprawdza dokumenty?
Pracodawca musi zasadniczo ukończyć Section 2 w ciągu trzech business days od pierwszego dnia pracy. Jeśli zatrudnienie ma trwać krócej niż trzy business days, Section 2 musi być ukończona nie później niż pierwszego dnia pracy.
Pracodawca nie wybiera dokumentu za Ciebie
Pracownik może przedstawić jeden dokument z List A albo kombinację jednego dokumentu z List B i jednego z List C. Pracodawca nie może wymagać konkretnego dokumentu z listy ani odrzucać dokumentu tylko dlatego, że wolałby inny, jeśli przedstawiony dokument wygląda reasonably genuine i odnosi się do osoby, która go przedstawia.
List A, List B i List C — jak to działa?
List A zawiera dokumenty potwierdzające jednocześnie identity i employment authorization. List B potwierdza identity, a List C employment authorization. Aktualne Lists of Acceptable Documents znajdują się przy Form I-9 i w USCIS Handbook for Employers.
Czy trzeba mieć Social Security card?
Nie zawsze. Social Security card może być jednym z dokumentów List C, jeśli spełnia wymagania, ale pracownik może wybrać inną prawidłową kombinację dokumentów z list I-9. Szczególne znaczenie SSN może mieć przy E-Verify, ale nie zmienia to podstawowej zasady wyboru akceptowalnych dokumentów.
Czy pracodawca może żądać Green Card?
Nie powinien żądać konkretnego dokumentu tylko ze względu na citizenship lub immigration status. DOJ Immigrant and Employee Rights Section ostrzega przed document abuse: żądaniem większej liczby dokumentów niż wymaga I-9, odrzucaniem prawidłowych dokumentów albo wymaganiem konkretnych dokumentów ze względu na citizenship status lub national origin.
Co jeśli dokument ma datę ważności?
Dokument może wymagać późniejszej reverification, zależnie od rodzaju employment authorization i zasad I-9. Nie wszystkie wygasające dokumenty wymagają ponownej weryfikacji. Przykładowo U.S. citizens i noncitizen nationals nie podlegają reverification tylko dlatego, że dokument użyty pierwotnie później wygasł. Pracodawca powinien stosować aktualne instrukcje USCIS.
Czy I-9 wysyła się do USCIS?
Nie rutynowo. Pracodawca przechowuje Form I-9 i musi go udostępnić na żądanie uprawnionych urzędników. USCIS podaje regułę retencji: formularz trzeba przechowywać przez co najmniej trzy lata od date of hire albo rok po zakończeniu zatrudnienia — w zależności od tego, która data jest późniejsza.
I-9 a E-Verify — jaka jest różnica?
I-9 jest obowiązkowym procesem federalnym dla objętych zatrudnień. E-Verify to elektroniczny system, który porównuje informacje z I-9 z rekordami rządowymi. Udział w E-Verify nie jest identycznie obowiązkowy dla każdego pracodawcy; może wynikać m.in. z określonych federal contracts lub prawa stanowego.
Co jeśli nazwisko lub dokumenty się nie zgadzają?
Nie próbuj „dopasowywać” danych na siłę. Użyj aktualnych legalnych danych zgodnie z instrukcjami formularza i przedstaw dokumenty, które należą do Ciebie. Jeśli problem dotyczy E-Verify mismatch, istnieje osobny proces pozwalający pracownikowi zdecydować, czy chce podjąć działania w celu rozwiązania mismatch.
Czy można dostać odmowę pracy z powodu pochodzenia?
Federalne przepisy immigration-related employment discrimination mogą zabraniać określonej dyskryminacji ze względu na citizenship status lub national origin oraz unfair documentary practices podczas I-9. DOJ Immigrant and Employee Rights Section prowadzi informacje i kanały pomocy dla pracowników.
Co przygotować na pierwszy dzień?
- Przeczytaj aktualną Lists of Acceptable Documents.
- Wybierz własną prawidłową kombinację dokumentów.
- Przynieś oryginalne, akceptowalne dokumenty zgodnie z obowiązującymi zasadami procesu.
- Nie pozwól, by ktoś wpisał za Ciebie nieprawdziwe informacje.
- Jeśli korzystasz z preparer/translator, formularz ma odpowiednią część do tego celu.
- Jeśli pracodawca żąda konkretnie Green Card lub dodatkowych dokumentów, sprawdź prawa dotyczące unfair documentary practices.
Powiązane przewodniki
Oficjalne źródła
USCIS — Form I-9, Employment Eligibility Verification
USCIS — Form I-9 Acceptable Documents
USCIS — Handbook for Employers M-274
U.S. Department of Justice — Immigrant and Employee Rights Section
Ważne
Zasady I-9 i employment authorization mogą się zmieniać, a niektóre sytuacje dokumentowe są bardziej złożone. Ten przewodnik ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani imigracyjnej. Zawsze korzystaj z aktualnego formularza i instrukcji USCIS.